IT時代だからこそ文書保管が大切

皆さんの会社は機密書類などの文書保管や処理をどのようになさっていますか?ご自分の会社で書類倉庫を設けて管理している所もまだまだ多いことと思います。

私の会社では文書保管および処理作業を外部の業者に委託しております。

デジタル中心の世になって久しい昨今ではありますが、紙媒体の書類というものは減るどころか逆に増えてきているように感じるのは私だけでしょうか?一つの会社が管理しなければならない情報量が日々増大していくIT時代だからこそ、紙媒体の文書類が増えて管理が大変になってきているように思えるのです。

うちの会社がお世話になっている文書管理サービスは、膨大な書類の輸送と保管から保管期日の切れた書類の処理とリサイクルまで請け負ってくれるので、私達は会社の業務に集中できますし、紙資源のリサイクルもエコの面で大変重要な部分だと感じています。

地球の温暖化が叫ばれている現代において必須ともいえる役割の一旦を、このような文書管理業は担っているのではないかと私は感じながら仕事をしております。

文書保管サービスを利用した感想

運営10年目を迎えた我が社では、今まで機密文書等を自社の保管室を使って管理してきたのですが、取引先の社長の薦めにより、外部の文書保管業者を利用することになりました。

正直初めはとても不安だったのです。

何が不安だったかといえば「情報漏洩」の一言につきます。

インターネットが当たり前になった今、情報管理体制が疎かになってしまってはいけません。

大手の企業でさえ顧客データの流出を許してしまうという怖いニュースが聞こえてくる現代、外部の会社に頼む事への抵抗感がありました。

しかし、日々の業務に追われる毎日を、必要最低限の人数でこなす中小企業にとって、文書保管・管理から廃棄処理までを自分たちでやるのは本当に大変で、かえって無駄な経費がかかってくる事も確かなのです。

そこで、思い切って薦められた業者にお願いしました。

そこは保管して欲しい書類を専用のトラックで輸送し、トランクルームで保管てくれます。

必要なときにはWEB上から注文して持ってきてもらうこともできます。

保管に関しても厳重なセキュリティーで管理されており、懸念された情報の漏洩はまずありえないという結論に至りました。

利用して半年になりますが、文書保管庫だったスペースを有効活用でき、大変満足しています。
文書管理をすることはとても大切なことです。